Máquinas, equipamentos, ferramentas, computadores e outros bens fazem parte da rotina de uma empresa e precisam ser identificados de forma organizada.
Um sistema de controle patrimonial permite relacionar cada ativo às informações correspondentes, facilitando inventários, localização, manutenção e acompanhamento de movimentações.
Nesse processo, etiquetas e placas de identificação funcionam como a ligação entre o ativo físico e as informações registradas pela empresa.
Mas simplesmente colocar uma etiqueta em cada equipamento não é suficiente.
É necessário definir um padrão de identificação que faça sentido para a operação.
O controle patrimonial reúne processos utilizados para identificar e acompanhar os bens de uma empresa ao longo de sua utilização.
Dependendo da estrutura da organização, esse controle pode envolver:
As etiquetas e placas ajudam a tornar essa identificação visível no próprio equipamento.
Antes de produzir as etiquetas, é importante entender quais bens precisam ser identificados.
Podem entrar nesse levantamento:
Também vale separar os ativos por tipo, setor ou local de utilização.
Essa organização facilita a definição de um padrão.
Cada patrimônio deve possuir uma identificação única dentro do sistema adotado pela empresa.
O código pode estar associado a informações como:
Número do patrimônio → equipamento → setor → localização → responsável → histórico
O importante é que o padrão seja consistente e possa ser utilizado tanto na etiqueta quanto no sistema de gestão.
Depois de definir o padrão, é possível avaliar qual tecnologia será utilizada.
As opções mais comuns incluem:
A escolha deve considerar o processo da empresa, e não apenas a tecnologia disponível.
Nem todo ativo precisa necessariamente do mesmo tipo de identificação.
São indicadas para identificar diretamente equipamentos, máquinas, ferramentas e outros ativos.
Podem receber:
Podem ser utilizadas quando existe necessidade de uma identificação mais visível, rígida ou permanente.
São especialmente interessantes para equipamentos, máquinas, áreas e estruturas que exigem uma identificação física mais robusta.
A escolha depende da aplicação, superfície, ambiente e necessidade de durabilidade.
Uma das etapas mais importantes é analisar onde a identificação será aplicada.
Em uma área administrativa, as condições de uso normalmente são diferentes das encontradas em uma fábrica, armazém ou área externa.
Antes de definir o material, considere:
Também devem ser avaliados o adesivo, a impressão e o acabamento.
Uma identificação que perde a legibilidade ou se desprende do equipamento pode comprometer todo o processo de controle.
A etiqueta é apenas a parte física do sistema.
Para que ela realmente agregue valor, sua identificação deve estar relacionada às informações utilizadas pela empresa.
Por exemplo, ao consultar o código de um equipamento, o sistema pode apresentar dados como:
Dessa forma, a identificação física passa a funcionar como uma porta de acesso às informações do ativo.
Quando todos os ativos seguem um padrão de identificação, os processos de inventário tendem a ser mais organizados.
A equipe consegue estabelecer critérios semelhantes para diferentes setores e reduzir a necessidade de identificar cada equipamento de uma maneira diferente.
Um bom padrão deve considerar:
Alguns cuidados ajudam a evitar problemas durante a implantação do sistema:
A identificação precisa fazer parte do processo de gestão, e não ser tratada apenas como uma etapa de produção de etiquetas.
Um sistema de controle patrimonial eficiente começa pela organização das informações e termina na identificação física adequada de cada ativo.
Etiquetas, placas e tecnologias como QR Code, código de barras e RFID podem fazer parte dessa estrutura, desde que sejam especificadas de acordo com o processo e as condições de utilização.
O objetivo não é simplesmente identificar um equipamento, mas criar um padrão que facilite sua localização, controle e acompanhamento ao longo do tempo.
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